The secret of getting ahead is getting started. The secret of getting started is breaking your complex overwhelming tasks into small, manageable tasks, and then starting on the first one. — Mark Twain
Jučer sam dovršila čitanje prilično opsežne i zahtjevne legendarne knjige autora Davida Allana ”Getting Things Done” i odlučila podijeliti s vama neke naučene lekcije i toplo vam je preporučiti.
Knjiga je korisna ne samo poduzetnicima i managerima -jer je pisana iz perspektive i prakse višegodišnjeg iskustva bivšeg managera i konzultanta u biznisu u menagementu – nego i svim onima koji se nikako ili slabo snalaze s upravljanjem vremenom i obavljanju, izvršavanju i isporuci zadataka. Budući da ne znaju, mnogi ljudi naprosto rasipaju svoje dragocjeno vrijeme i energiju na sve i svašta samo ne na ono konkretno. Na kraju priče, kakva (ne)učinkovitost, takvi i rezultati. Nema razloga za brigu jer se sve da popraviti! Kako to možemo promjeniti tj. postati organiziranijima i učinkovitijim? Tako da si postavimo prava pitanja i bolje se organiziramo. Autor je podjelio niz korisnih i isprobanih metoda i trikova koje nećete vjerovati, funkcioniraju u stvarnosti.
‘Get things done’!
Ukratko, praktičan pristup za maximamlnu učinkovitist prema načelima Allenove ‘GTD filozofije’ fokusira se kao što i naslov kaže da odradite sve zadatke koje ste si zacrtali ili ih naprosto morate odraditi, ali s puno manje napora i stresa jer ćete imati na raspolaganju učinkovite alate u smislu vaše bolje organiziranosti tj. raspodjele vremena. ‘GTD’ vas podučava kako postaviti i posložiti prave prioritete i dovršiti zadatke koji će vas približiti a na kraju i dovesti do ostvarenja vaših dugoročno postavljenih ciljeva (vaših snova!).
Međutim, ima tu jedan velikih ‘ali’ – a taj je da morate znate što želite. OK, pod pretpostavkom da to znate, već je lakše, jer nećete vjerovati koliko ima ljudi a poglavito mlađih koji nažalost uopće nemaju ideju o tome što žele u životu.
Da krenemo od tri lekcije koje sam izdvojila za vas jer su nekako najbolje rezoniraju sa mnom:
Prva lekcija – Unatoč uvriježenom mišljenju kako je vrijeme glavni faktor koji nas ometa pri izvršenju naših zadataka o ciljeva, to uopće nije tako, zato što je puno lakše opravdavati se kako nisam imala vremena za ….nešto. Jasno vam je da je to samo naše opravdanje. U pozadini stoji nešto drugo: imati jasnoću o tome što želite! Drugim riječima, treba jasno definirati tj. imati dobro postavljene ishode. Kada ste si pravilno postavili vaše ishode (ciljeve) – a pročitat ćete kako, onda u drugoj fazi dolazi vaš akcijski plan i strategija o tome ”kako” napraviti i isporučiti (sebi ili drugima).
“Much of the stress that people feel doesn’t come from having too much to do. It comes from not finishing what they’ve started.”- D.Allen
Druga lekcija – Donosite vaše odluke na osnovi modela koja se baziraju na četiri kriterija:
– Kontekst (napravi ono što možeš učiniti odmah:ovdje i sada, ne rasipaj vrijeme na više stvari istovremeno);
– Dostupno vrijeme;
– Energija – vjerovatno znate u kojem ste djelu dana najproduktivniji, pa se tako i organizirajte. Ako je to jutro (kao meni), odradite one najzahtjevnije zadatke izjutra;
– Prioriteti (odredi ih prema važnosti).
Treća lekcija – Poučava kako slijediti model na šest razina na putu ostvarenja vaših ciljeva. Autor nudi tzv pristup organizaciji za bolju učinkovitost odozgo prema gore, znači počnite od prizemlja, nule, kako hoćete, i penjite se gore na tih pet razina. Znači, počinjete od onoga s čim se sada bavite, i idete dalje s provedbom ciljeva od -onih kratkoročnih sve do dugoročnih zbog kojih ste sve ovo drugo i radili kako bi se uklopili u širu sliku, tj. kako bi došli do nekog krajnjeg cilja ili postali osoba kakvom ste željeli postati.
Za one koji svijet doživljavaju vizualno, na brzinu sam skicirala u grafičkom prikazu kako bi to otprilike izgledalo. Sorry ali nisam uspjela bolje nacrtati. Bitna je jasnoća, zar ne, a iz ovoga je jasan koncept autora, zar ne?
To je to ukratko. Bottom line koji se provlači kroz čitav narativ knjige jeste da bez dobro postavljenog ishoda i strategije bez obzira o čemu se radi u životu, nema ni željenih rezultata. To već zasigurno znate da vas pozitivno razmišljanje neće nikud odvesti ukoliko ne krenete u akciju. Ukoliko ne znate, tj. nemate recept za ono ‘kako’, a znate što želite, pitajte! Ne znati ili ne imati potpunu jasnoću o tome što želite je zbilja OK. Nisam ni ja neko vrijeme znala. Ono što nije OK tj.učinkovito, jeste tapkati na istom mjestu izfrustriran i maltretirati druge vašim pričama uz obilato okrivljivanje svijeta koji se urotio protiv vas. Dakle, ako nemate jasnoću oko vaših ciljeva i strategija, potražite pomoć i savjete ili gledajte i učite od ljudi koji znaju. Modelirajte ih. Good luck!
Use your mind to think about things, rather than think of them. You want to be adding value as you think about projects and people, not simply reminding yourself they exist. – D. Allen
