‘Velika’ Tajna Upravljanja Vremenom!
Toliko toga rečeno, napisano o famoznom upravljanju vremenom, a formula je tako jednostavna. Svi smo suočeni s tim izazovom – previše ideja i obaveza, premalo vremena za realizaciju svega, i stalno imate taj feeling tj pitate se postoji li neki jednostavavno primjenjiv i učinkovit recept da sve stignem napraviti i budem što efikasniji a nikako da dokučite kako to?
Surfate,pretražujete,čitate knjige o lidershipu o organizaciji vremena za koji mislite da će vam pomoći. Ipak, u većini textova provlači se uvijek ista poruka i savjeti – manje telke, manje klepetanja na smartphonima, manje vremena na ‘mrežama’ . OK, sve to i sama znam. Svjesna sam svoje ne-učinkovitosti tj koliko vremena provodim na telefonu i mrežama. ‘Pa kad mi je bitno. Jednostavno ne mogu a da ne odreagiram na neki post I ne popričam svakodnevno s frendovima”.
Savjet dragi moji, počnite ‘voditi evidenciju’ na šta trošite vrijeme, postavite rokove. Uzmite neki notes i svaki dan na kraju dana napišite na što ste potrošili vašu najdragocjeniju valutu. Da, jedinu valutu koju ne možemo kupiti. Za sada.
E sad, sve je to ok, ali ima jedna veoma jednostavna formula koju kada vizualno vidite skopčate o čemu se radi. Ovaj sistem riješava suštinu izazova.
Elem, svi ti vaši planer, agende, time management programi, itd. OK. Nastavite. Poanta je da si postavite temelj ove priče putem ovog sistema.
U ovom grafikomnu mnogi znaju za ovaj princip, samo ga ne primjenjuju u životu, pa eto podsjetnika za tu grupu.
Što sad to znači ‘prevedeno’? Znači, da se sve vaše aktivnosti, dnevne ili tjedne, kako hoćete, mogu svrstati u samo jedan od ova četiri kvadrata.
Gore desno su stvari koje su važne i hitne.
Dolje desno su stvari koje su važne, ali nisu hitne.
Gore lijevo su stvari koje nisu važne, ali su hitne.
Dolje lijevo su stvari koje nisu ni hitne ni važne.
Neću vam sugerirati i davati primjere šta bi moglo da ide pod koji kvadrat. Umjesto toga, dajte uzmite neki komad papira i sjetite se po par dnevnih npt.aktivnosti, obveza ili planova za taj dan i razvrstajte ih po kategorijama.
Jeste? Bitno nam je da bi mogli da razumijete tj doživite osjetilno bez obzira kojem od 3 grupe ljudi pripadate (vizuelni,auditivni ili kinestetički)
Ako jeste, tu vam leži odgovor tj ta ‘big secret’ – ‘velika tajna’ uvašem upravljanju vremenom.
…….
U čemu je kvaka? U tome da osobe koje imaju izazov s upravljanjem vremenom rade uglavnom samo stvari koje su hitne. Dakle, zadržavaju se na ‘katu’ u ona gornja dva kvadrata – stvari koje su hitne i važne, i stvari koje su hitne ali nisu važne.
Nasuprot njima, uspješne (kako god definirate uspjeh!) tj. dobro organizirane osobe zadržavaju se tj čine samo stvari iz desna dva kvadrata: oni rade samo stvari koje su važne, bilo da su hitne ili nisu hitne.
Nije teško za razumjeti iako je sve stvar percepcije, želim reći što je nekom bitno, drugome je hitno, Da vidimo to sad na konkretnim primjerima (iz moje perspektive primjerice)
Hajde da krenemo od
BITNO/VAŽNO-HITNO
Ok, slažem se da je to prioritet i da X zadatke treba bez odgađanja napraviti. To su sve one obveze bez kojih bismo naprosto propali i mi i naša tvrtka primjerice u/za kojoj/u radimo, i čije bi neizvršavanje moglo da ima ogromne posljedice i za nas i druge u kružju. po nas i našu okolinu. Npr. riješiti krov koji vam prokišnjava i jednostavno ne možete da radite u takvim uvjetima ili primjerice, imate rok da podnesete neki izvještaj za sastanak i svi ovise o tome jer se očekuje donošenje važne odluke koja se tiče i vas. Jasno.
HITNO-NIJE BITNO/VAŽNO
To su jednostavno sve one stvari na koje trošite vrijeme tj one vas ”gutaju” ali i ‘entiteti’ na koje gubite vaše dragocjeno vrijeme tjekom dana a može i bez njih. Npr. hitno morate odgovoriti nekom klijentu (jer imamo vremenski rok do kada treba da odgovorimo), mail treba da bude poduži jer zahtjeva specifičan odgovor na njegovo pitanje, primjedbu, sl. a znamo da ništa ne dobijamo nazad. Ili moram da napišem ‘hitan’ tekst (priopćenje za medije nakon neka sastanka) koji će pročitati sedam i po ljudi; hitan sastanak ‘Uža kabineta’ jer je šefu jako bitno da se vidimo,jer eto imamo sastanke svaki drugi dan; itd.itd. Odlazak frizeru; otići s kolegom na kavu s kojim ionako radiš?… Ma naravno, sve je to hitno. i tako svaki dan ostanemo zatrpani od svih tih silnih hitnih stvari od kojih nemamo ništa, tj. ne vidimo kako je to utjecalo na moju učinkovitost I rast.
E sad, kada malo razmislite, koliko je od tih svih obveza nešto doista I VAŽNO? Pogodi? Nijedna, ili možda jedna od njih. Ta me kategorija izluđuje, moram priznati. Trebalo mi je vremena da se resetiam i odmjerim što mi je doista bitno tj važno.
Činjenica jeste da osobe koje nemaju dobar feeling da razluče hitno od važnog vrlo često provedu veći dio (ili, ne daj Bože) čitav život koprcajući se pokušavajući da naprave sve to što je hitno, i na kraju dana onda kukaju I pitaju se u šta im otišlo dragocjeno vrijeme I zašto nisu napravljeni I uspješno realizirani svi oni njihovi snovi, želje, planovi, ciljevi kao mrtvo slovo na papiru.
Pretpostavljam da je sada sve jasnije i da ne želite biti taoc te kategorije ? Ajmo na slijedeći kvadrat …
BITNO/VAŽNO – NIJE HITNO
A, tu je sad već priča složenija i upravo u ovome kvadratu leži tajna uspjeha i rasta. Drugim riječima ukoliko ga sljedite tu su svi potrebni sastojci koji će vas dovesti do ispunjenja vaših ciljeva ako se ozbiljno i držite zacrtanog, naravo, tj posvetite mu vaše dragocjeno vrijeme.
Primjer ; Dosta mi je ovog posla. Dosadno mi je. Osjetim stagnaciju I moram nešto da napravim po tom pitanju. A da pokrenem svoj vlastiti posao? Da se osamostalim I više ne ovisim o koje kakvim ….
E, upravo tu leže svi neophodni sastojci za ukusan kolač tj. koraci, sve aktivnosti i faze koje ako ih slijedite vode do ostvarenja cilja/ciljeva. Znam, nije lako.Dapače. Puno je lakše ostati u zoni udobnosti. Redovita plaća (još ako je jako dobra), škvadra, kavice, lijep ured,….Samo do kada? Znate i sami da vas to nimalo ne ispunjava i da vam je muka od svaka ponedjeljka….
Ne mogu uopće zamisliti ljude koji rade a dobivaju neku mižeriju od plaće ili pak im kasne plaće po par mjeseci. Užas!
Ako već imate neki uhodani posao ili neki posao koji vam je ono ok, onda ne zaboravite da u tom kvadratu stoje i razne ideje kako da ga unapredite, da zarađujete više a radite manje. Sve se apsolutne sve aktivnosti tu nalaze , drugim riječima, sve one vezane za vaš osobni razvoj, rast I napredak ili pak unapređenje neke tvrtke ili posla.
Pa, u čemu je onda kvaka? U tome dragi moji, što većina ljudi po čitav dan (moje malenksti također nekada prije) rade stvari koje su hitne,hitne, hitne, I na kraju dana ostane malo ili niš vremena upravo za one stvai koje bi im trebali bili bitne ili važne ali nisu hitne. Npr upisati tečaj nekog stranog jezika, otići na neku edukaciju, itd.itd.
I tako to, svaki dan, ista rutina, do kraja života i ‘di si bija, ća si radija, niš’!.
To vam je dragi moji jedna jednostavna, velika, i tužna istina. Ne dajte se. Pleaese!
”Pa dobro, znam i ja da je tako, ali što da napravim? Pa ovisim o svim tim hitnim stvarima”?
Ma znate šta, to jednostavno NIJE ISTINA!
Prekinite taj lanac i prestanite raditi stvari koje su hitne, a nisu važne. U početku je teško, dosadno i pomalo sumorno, jer imate veliki pritisak okoline. Samo nastavite po svemu i ne osvrćite se na njih. Uostalom, ako im je stalo do vas, razumjet će vas.
Možda nije loše da prije nego doneste odluku da preuzmete kontolu života I upravljanja vremenom u svoje ruke, da porazgovarate sa svima s kojima trebate tj pripremite ih. Inače, budite spremni na burne reakcije ljudi iz vašeg okruženja, pa i onih iz najbližeg okružja, koji su navikli i očekuju od vas da uvjek ispunjavate sve ono što je hitno. ‘Ništa nisi skuhala? Gdje mi je ispeglana košulja? Zašto kuća nije pospremana? Zašto ona baza pdataka nije još napravljena? Još nisi kupila stan-pa šta čekaš?”……..
Nije lako i budite spremni da samo mrtvi hladni odtrpite svu tu hajku i šta ja znam što već, ne daj Bože i uvrede; ”ovo nema smisla”, ”neozbiljna si i prolupala”, ”buš dobila otkaz” , ”nisi dorasao poslu”….
Ne brinite i samo razmišljajte o višoj svrsi koja će vam dati snagu da ‘preživite’ i istrajete dok vas verbalno bombardiraju – iza toga neka bude vaša svijest da konačno radite stvari koje su VAMA bitne i važne, a nisu hitne. Svijest da radite ono što je najbolje za vašu budućnost i rast, i ne samo vas nego i vaša okužja kada dođe vrijeme da se beru plodovi truda i rada. .
Svi oni koji vas kritiziraju zapravo bez obzira I da im objasnite, ‘na jedno uho uđe, na drugo izađe’ uopće vas ni ne slušaju I oni su jednostavno ekstremna klasa ljudi koji su tako isprogramirani I ne mogu da funkcioniraju drukčije nego da rade samo ”hitne stvari”. Teško da im se može pomoći ali nije neizvedivo. Ako žele, tj makar pokušaju.
Na kraju dana, sve ovo vodi me do misli da se čovjekov život u takvim ekstremnim uvjetim zapravo uopće ni ne razlikuje od životinjska carstva. Kako to misliš? Pa tako, što jedna srna ili jelen u prirodi po čitav dan zapravo radi samo hitne stvari: traži hranu, sklonište i bježi od predatora.
Jedini trenutak u životu kada jelen radi nešto što je važno a nije hitno jekada stvara novi život.
A mi ljudi, uzigli smo se doduše iznad životinja jer su neki i počeli da konzumiraju najdragocjeniju valutu na stvari koje su nam važne, ali nisu hitne. Rezultat ; živimo na toplom, imamo šta da jedemo, imamo automobile, računala, smart uređaje, itd. I toliko to uzimamo zdravo za gotovo i još se usudimo biti nezahvalni, dok drage životinjice imaju samo pomoć prirode I prepuštene su sami sebi dok u potrazi za hranom i skloništem da se ne smrznu!
Dobro, dosta filozofiranja, šta treba da napravim onda sa svim onim obavezama koje su hitne a nisu važne? Ne mogu ih samo tako kancelirati.
Ajmo iz početka. Želite li napustiti hitne i nevažne stvari, ima vrlo jednostavno rješenje a to je delegiranje obveza.
I sami bi se iznenadili (poglavito neki tvrdoglavi šefovi koji stalno kukaju da sve moraju sami) koliko ima situacija i požara koje komotno može I netko drugi da ugasi umjesto vas. Od uredskih obveza do kućanskih. Utuvite si u glavu da niste vi jedini na svijetu sposobni to nešto napraviti. Vjerujete mi rijetki su požari koji zahtjevaju baš neku posebnu tehniku gašenja a koju onako usput baš samo vi poznajete.
Elem, dajte nešto i vašem timu bilo na poslu ili doma. Ako nema dovoljno sigurnjaka da ugase taj iritantni alarm, pa zaposlite jednog ili dvoje i naučite ih kako se koristi manual.
To vam je to. Vratite se na onaj papir s početka priče I probajte. Meni izvrsno funkcionira. Kolač mi je svaki puta sve ukusniji. Dobar tek!
