Upravljate li učinkovito vašim vremenom? Vrijema kao vaš najvrijedniji resurs
Kako vi ili vaša djeca upravljate(ne)učinkovito vremenom? Možda niste znali ili dovoljno osvjestili činjenicu kako je baš vrijeme naš najvažniji resurs.
Sjetila sam se SF filma ” In Time” iz 2011.g. koji govori o budućnosti u kojem se vrijeme mjeri novcem tj. vrijeme postaje najvrijednija valuta pa se ljudi bore da prežive duže od 25 godina da zarađuju, naslijede vrijeme ili se uglavnom bave krađom tuđeg vremena. Meni je film djelovao prilično stvarno jer sve možemo nadoknaditi osim vremena – poglavito glupo izgubljenog vremena. Zato je tema ovog teksta produktivnost u smislu učinkovita upravljanja vremenom.
Pustimo film, i držimo se ove naše realnosti – vidljive našim čulima. Na početku bi bilo dobro da shvatite kako svi mi bez obzira tko smo, ”obični ja” ili neka važna, moćna i bogata faca kao npr. Oprah, Jeff Bezos, Obama, Mate Rimac, … imamo 24 sata na raspolaganju. Također je činjenica da jedan dio vremena u životu provedemo spavajući što je normalno. Netko spava 6-7 sati kao moja malenkost a netko bome (poglavito vikendom) i do 10 sati kao jedan član u mojoj obitelji. Nisam sretna zbog toga, ali ako je njemu ok prespavati veći dio dana i pri tom preuzeti odgovornost za sve dužnosti i obveze tjekom dana, onda je i meni. Da mi se sviđa – ne sviđa mi se.
Organizirajte dan – raspodjelite vrijeme i radite manje stvari
Recimo da svi imamo dobrih 16 sati dnevno da napravimo mnogo korisnih stvari i aktivnosti tijekom tog vremena. Oni uspješni ljudi koji znaju upravljati vremenom, sigurno naprave više od prosječne osobe kojoj vrijeme ”iscuri” a da uopće nije ni svjesna da primjerice provede sate i sate na telefonu, društvenim mrežama, na Netflixu, igrajući igrice i sl.
Budući da sam je i osobno testirala, želim s vama podijeliti jednu učinkovitu metodu za povećanje produktivnosti jer je produktivnost zapravo također jedna od naših navika koju učimo tjekom života pa ju naučimo ili ovako ili onako – namjerno ne kažem krivo i ispravno jer je sve individualno tj. ovisi što netko želi i koliko je ambiciozan u životu – ambiciozan ne samo za zaradom nego prvenstveno da raste i usavršava se kakako bi postao bolja osoba.
Ključ produktivnosti leži u sljedećem – radi manje stvari ali ih napravi kako treba. Držim kako je tzv. multi-tasking precijenjena kategorija, jer ako pokušavate u nekom vremenskom intervalu raditi odjednom više stvari, pogubit ćete se a znate zašto? Zbog nedostataka fokusa.
Odredite vaše prioritete
Određivanje vaših prioriteta na dnevnoj, tjednoj, mjesečnoj bazi i vaš fokus na njih, dobitna je formula za povećanje produktivnosti. Što možete napraviti po tom pitanju?
Prvo, odredite 2-3 ključne stvari koje ćete napraviti danas jer ako sagledate vaš dan i što ste mislili da sve trebate napraviti (a toga je jaaaako puno), onda ste možda uvidjeli da se radi o gomili sitnica pa i onih beznačajnih koje vam samo kradu vaše dragocjeno vrijeme i odvlače vam vašu pažnju i fokus. Stoga, radite i fokusirajte se na one vrijedne stvari o kojima ovisi vaša budućnost i to kakva osoba želite postati i biti, a drž’te se podalje od distrakcije i distraktora a njih je nažalost toliko puno.
Ako provjeravate vašu e-poštu i ”prekomjerno” provodite vremena na telefonu ili kavama s prijateljima i poznanicima (recimo više od 10% vaša vremena – sjetite se od onih 16 sati dnevno) onda ste na sigurnom putu da se pogubite i dovedete se u kronično stanje stresa jer eto nikako ne stignete sve napraviti pa se nervrate zbog toga.
Zamislite da gledate snimku s neke skrivene kamere – netko vas je netko kriomice snimao 24 sata, uvidjeli biste da ste pola osmo-satnog radnog vremena u uredu izgubili na distrakciju. Znam iz osobna iskustva – prvo ujutro, bla bla na kavi, pa oko podneva, popodnevna kava…Nevjerovatno je koliko ljudi gube vremena na distrakciju. Nije ni čudo jer smo naprosto bombardirani stvarima oko nas koje nam kradu naš dragocjen resurs a da najčešće nismo ni svjesni toga.
Kada ste odredili te 2-3 ključne stvari ili zadatka koje ćete danas obaviti, sljedeće što treba napraviti je da ih dovršite u najkraćem mogućem roku fokusirani i van bilo kakve distrakcije. Maknite sve ”distraktore” od vas (telefone, tablete, PC, TV, ljude koji vam smetaju i oduzimaju vrijeme i energiju). Najbolje je da se fokusirate na neki zadatak kojega ćete prema potrebi (ovisno koliko je vremena potrebno za njegovu realizaciju) razdijeliti na vremenske intervale. Optimalno trajanje tih vremenskih intervala je occa 35-45 minuta. To je veoma individualno pa eksperimentirajte što je najbolje za vas.
Razdijelite jedan zadatak na više vremenskih intervala
Nakon prva segmenta (to može biti pisanje neka izvješća, učenje, spremanje ispita, itd. za kojeg ste procijenili da vam treba 4 sata, podijelite ga u 4 vremenska intervala i uzmite i radite nešto drugo -drugo na listi prioriteta za danas. Radite na njemu s maksimalnom koncentracijom. Ono što je bitno da razumijete jeste da tih 35-45′ morate biti fokusirani samo na taj jedan zadatak i ne dopustiti da vas išta omete. Isključite telefon i email jer dovoljan je jedan pogled u telefon i tko vam je poslao poruku ili odgovorio na e-poštu, niste izgubili samo 1 minutu već 5 a možda i više koje će ti biti potrebne da vratiš fokus na započeti zadatak.
Analiziraj prethodni dan pa ćete i sami uvidjeti. Upravo je to jedan od razloga nečije neproduktivnosti. Testirajte se sami 3 dana za redom pa ćete vidjeti.
Smanjite distrakciju
Distrakcije su prave ubojice produktivnosti. Prvo mjesto na ”crnoj listi” su naravno svi naši ”pametni” uređaji na koje izgubimo dnevno od 3-5 sati na dan, pa i više. Najčešće na bez veze i potpuno nevažne stvari. Društvene mreže i šarene aplikacije napravljene su da drže vašu pažnju što duže. Zato ih isključite ili udaljite iz vaše blizine za vrijeme onih 30-40 minuta koje ste namjenili nekom jako važnom zadatku.
Znam da je mnogima dio posla odgovaranje na mailove i to je ok, ali onda odvojite ili alocirajte određeno vrijeme i satnicu kada i koliko ćete se dugo baviti samo odgovaranjem na e-poštu.
Nađite vrijeme za pauze i odmor
U čitavoj priči nemojte zaboraviti na neku pauzu i odmor – da u miru i opet bez ometača pažnje ”distraktora” pojedete nešto hranjivo i zdravo. Dešava se i onim naj organiziranijim koji dobro upravljaju vremenom da zaborave na odmor. To je velika greška jer je odmor ključan za kvalitetu svaka obavljena zadatka i naravno vašeg zdravlja.
I na kraju – vaše radno okružje tj vaša radna površina s čim god se vi bavili kao i vaša soba (dakle i privatni i poslovni prostor) itekako mogu negativno utjecati na sveukupni učinak. Raditi u uređenom, čistom i prozračnom prostoru u kojima neće odvlačiti vašu pažnju hrpa nepotrebnih papira, časopisa, razbacanih stvari, pun koš, itd.nije isto kao uneređena i prljava soba i radno stol.
Na podsvjesnom nivou vaše će misli biti uređene a vi fokusirani na vaš zadatak što se ne bih moglo reći da radite na stolu zatrpanim papirima, svime i svačim. Znam često reći da ako je oko vas nered, mora da vam je tako i u glavi. Kako je kod vas?
To je to – u tri koraka do učinkovitosti pa probajte!
